Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026.

Cette révision prend effet le 14 octobre 2026. Elle ajoute les catégories des collecteurs autorisés et des traces de sortie à la section 2, qui ne concernent que les écoles activant la sécurité des sorties.

iEasySR (« nous », « notre ») est une société immatriculée en Australie. La présente Politique décrit comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les informations personnelles lorsque vous utilisez la plateforme iEasySR (« Service »). En utilisant le Service, vous acceptez les pratiques décrites ici.

1. Rôles de responsable et de sous-traitant

iEasySR est le responsable du traitement des informations de niveau compte (profils d'enseignants et de personnel, données de facturation). Pour les données d'école et d'élèves que vous téléversez, vous (le propriétaire de l'école ou l'enseignant) êtes le responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant selon vos instructions documentées. Avec nos Conditions d'utilisation, la présente Politique constitue les conditions de traitement des données selon lesquelles nous traitons les données d'école et d'élèves en tant que sous-traitant, y compris les sous-traitants que nous utilisons (section 4) et les garanties applicables aux transferts internationaux (section 10).

2. Ce que nous collectons

Informations de compte : nom complet, adresse e-mail, mot de passe haché avec bcrypt, photo de profil, préférence MFA et méthode de connexion (e-mail/mot de passe ou Google OAuth).
Données d'école et d'élèves que vous téléversez : nom et détails de l'école, noms des élèves, dates de naissance, sexe, photos, noms des tuteurs et adresses e-mail des parents, notes scolaires, présences et bulletins générés.
Collecteurs autorisés, si votre école utilise la sécurité des sorties : pour chaque adulte qu'un parent autorise à venir chercher son enfant, le nom de la personne, son lien avec l'enfant, un numéro de téléphone, le type et le numéro de la pièce d'identité qu'elle présentera, une immatriculation de véhicule si elle est fournie, et toute note ajoutée par le parent. Pour chaque sortie, nous conservons aussi le résultat (remise, refus, arrêt par vous, ou dérogation), l'heure, le membre du personnel qui l'a traitée, la pièce d'identité qu'il a déclaré avoir contrôlée, le fait que le numéro vu diffère ou non du numéro figurant sur la fiche, ainsi que tout motif ou note qu'il a rédigé. Cette trace est conservée même lorsqu'une sortie est refusée, car pouvoir répondre plus tard à une sortie contestée en est précisément l'objet. Ces personnes ne sont généralement pas nos utilisateurs et souvent sans autre lien avec votre école, et la fiche est conservée après qu'un parent l'a retirée, afin que l'historique des personnes venues chercher un enfant reste exact.
Pointeuse (module Personnel, si l'école définit des lieux de travail) : la position de l'appareil, sa précision et la distance au lieu de travail à chaque pointage d'arrivée, et au pointage de départ lorsque le membre du personnel a déjà donné son accord. L'application demande ce consentement sur l'appareil avant le premier pointage d'arrivée et ne lit la position qu'au moment du pointage, jamais en arrière-plan. Voir la section 7 pour le retirer.
Réponses aux quiz et consultations de résultats, si votre école les utilise : les réponses qu'un élève saisit sur la page publique des quiz en ligne, et le code de l'école, le matricule et la date de naissance qu'un élève saisit pour consulter ses résultats. Voir la section 8.
Données sensibles et de catégories particulières que vous pouvez saisir : notes de santé des élèves (par exemple allergies, problèmes médicaux et régimes alimentaires) et, si vous utilisez les rapports statutaires, des informations sur le handicap ; et, si vous utilisez le module Personnel, les identifiants statutaires du personnel (pièce d'identité, numéros fiscaux et de sécurité sociale, coordonnées bancaires) et la personne à prévenir. Ces informations sont traitées avec un soin particulier et uniquement selon vos instructions.
Enregistrements de paiement : statut du paiement, montant, devise et référence de paiement Stripe. Les données brutes des cartes sont traitées exclusivement par Stripe et ne sont jamais stockées sur nos serveurs.
Données d'utilisation : journaux serveur (adresse IP, agent utilisateur, horodatages) conservés à des fins de sécurité et de prévention des abus.
Cookies de session : jetons JWT chiffrés nécessaires pour vous garder connecté (durée de vie de 7 jours).

3. Comment nous utilisons vos informations

Pour créer et gérer votre compte et authentifier vos sessions.
Pour générer et transmettre les bulletins des élèves aux adresses e-mail des parents que vous fournissez.
Pour traiter les paiements via Stripe et tenir votre historique de facturation.
Pour envoyer des e-mails transactionnels (codes OTP, reçus de paiement, accès par lien magique pour les parents).
Pour détecter et prévenir les abus, la fraude et les accès non autorisés.
Nous ne vendons pas vos données ni les données d'élèves à des tiers.
Nous n'utilisons pas les données d'élèves à des fins publicitaires ou de profilage, de quelque nature que ce soit.

4. Où vos données sont hébergées et contrôlées

Rôles (voir la section 1) : pour les données d'école et d'élèves que vous téléversez, votre école est le responsable du traitement et iEasySR est votre sous-traitant, agissant sur vos instructions documentées. iEasySR n'est responsable du traitement que pour les informations de niveau compte, comme les profils d'enseignants et de personnel et les enregistrements de facturation. iEasySR est une société immatriculée en Australie. Vos enregistrements de compte, d'école, d'élèves et de paiement sont stockés dans une base de données PostgreSQL gérée, hébergée par Neon au Royaume-Uni (région de Londres, sur AWS eu-west-2). L'application fonctionne sur la plateforme cloud de Vercel et les fichiers téléversés sont stockés sur Vercel Blob. Nous partageons des données avec les sous-traitants ci-dessous uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement du Service, et chacun est lié par des clauses appropriées de protection des données. Certains opèrent depuis d'autres pays (dont les États-Unis) ; lorsque vos données sont traitées au-delà des frontières, nous faisons appel à des prestataires offrant des garanties appropriées pour les transferts internationaux, comme décrit à la section 10.

Vercel : hébergement cloud et fonctions serverless. Traite le trafic des requêtes pour exécuter l'application.
Neon : base de données PostgreSQL gérée, hébergée au Royaume-Uni (région de Londres, AWS eu-west-2). Stocke les enregistrements de compte, d'école, d'élèves et de paiement.
Vercel Blob : stockage d'objets, en deux espaces. Un espace privé au Royaume-Uni (Londres) conserve les scans des documents RH du personnel et les pages du carnet de santé des élèves ; ils ne s'ouvrent que pour un utilisateur connecté autorisé à voir ce dossier. Un espace public aux États-Unis conserve les autres fichiers (photos de profil et d'élèves, logos et signatures d'école, photos d'identité des admissions, images des quiz et documents des partenaires) à des adresses impossibles à deviner, et non derrière une connexion. Les scans RH et pages de santé téléversés avant le 5 octobre 2026 restent dans l'espace public jusqu'à leur transfert.
Resend : distribution d'e-mails transactionnels (États-Unis). Reçoit l'adresse du destinataire et le corps de chaque e-mail sortant.
Stripe : traitement des paiements (États-Unis). Gère toutes les données de niveau carte dans le respect de la norme PCI-DSS.
OpenAI et Anthropic : fournisseurs d'IA (États-Unis), utilisés uniquement pour l'assistant intégré optionnel (iLex+) et la rédaction assistée par IA. Le fournisseur qui traite une demande dépend de celui configuré pour votre école, y compris une clé que vous fournissez vous-même. Le fournisseur reçoit le texte que vous saisissez et un contexte limité (comme le nom de votre école et les articles d'aide pertinents) pour générer une réponse ; il ne fait que conseiller et vos saisies ne servent pas à entraîner ses modèles. Lorsqu'un enseignant demande à l'IA de rédiger les appréciations d'un bulletin, le fournisseur reçoit aussi la classe et la session de l'élève, ses notes, appréciations, rang, présences et note de conduite, ainsi que le pronom à employer, le nom de l'élève étant remplacé par un marqueur ; le nom est réinséré de notre côté et ne quitte jamais iEasySR. Aucune autre donnée d'élève n'est transmise.
Google : connexion Google facultative, et le contrôle anti-spam reCAPTCHA sur notre formulaire de contact public et notre formulaire public de demande d'admission (États-Unis). Si vous vous connectez avec Google, votre e-mail et votre nom de profil Google nous sont communiqués par Google. Pour ce contrôle, Google reçoit l'adresse IP et les signaux de navigateur du visiteur, jamais le contenu du formulaire.

Si votre école connecte son propre compte Paystack ou SMS, les données que vous envoyez par ce biais vont à ce prestataire, dans le cadre de votre propre contrat.

5. Stockage et sécurité

Les mots de passe sont stockés sous forme de hachages bcrypt ; les mots de passe en clair ne sont jamais stockés ni journalisés.
Toutes les données en transit sont chiffrées via TLS.
Les scans des documents RH du personnel et les pages du carnet de santé des élèves sont conservés dans un espace privé et ne sont servis qu'à un utilisateur connecté autorisé à voir ce dossier. Les autres fichiers téléversés sont stockés dans des dossiers par compte, chacun à une adresse longue et impossible à deviner ; ils ne sont pas protégés par une connexion : toute personne qui possède l'adresse exacte d'un tel fichier peut l'ouvrir.
L'authentification multifacteur (OTP par e-mail) est disponible et activée par défaut.
Nous appliquons le principe du moindre privilège pour l'accès interne aux données.
Mode hors ligne : sur les écrans conçus pour fonctionner avec une connexion faible (comme les présences et la saisie des notes), certaines données (listes de classe et modifications non encore synchronisées) sont stockées sur votre appareil via le stockage local du navigateur. À la déconnexion, les données mises en cache sont effacées. Une modification faite hors ligne qui n'est pas encore parvenue à nos serveurs est volontairement conservée, pour que votre travail ne soit pas perdu ; elle reste rattachée au compte qui l'a faite, seul ce compte peut la voir ou l'envoyer, et elle est effacée dès qu'elle est synchronisée.

6. Conservation des données

Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif.
Les bulletins générés sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez de l'application, moment où ils sont définitivement retirés.
Les enregistrements de paiement sont conservés au minimum 7 ans pour satisfaire aux obligations australiennes de conservation des registres financiers.
Les enregistrements de sortie des enfants (collecteurs autorisés et historique des sorties) sont conservés tant que le compte de l'école est actif, afin qu'une sortie puisse encore être justifiée des années plus tard. Une école peut nous demander de les supprimer plus tôt.
Les journaux serveur sont conservés jusqu'à 90 jours.

7. Vos droits

Selon votre juridiction, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données personnelles, de les corriger, de les exporter ou de les supprimer. Vous pouvez :

Consulter et modifier les informations de votre compte depuis votre page Profil.
Exporter vos données à la demande depuis Paramètres → Exporter vos données : un fichier ZIP contenant les données de vos écoles (un CSV par domaine ; consultez le README du ZIP pour la liste complète), pour une sauvegarde ou une migration. Comme il contient des données personnelles, le téléchargement exige votre mot de passe plus un code à usage unique envoyé à votre e-mail.
Supprimer des bulletins depuis Rapports, puis Bulletins (dans la liste ou sur la page du bulletin), si vous avez l'autorisation de générer des bulletins.
Demander la suppression du compte : envoyez un e-mail à support@ieasysr.com. (il n'existe pas de bouton de suppression en libre-service ; exportez d'abord vos données si vous souhaitez en garder une copie). Toutes les données de compte et les données d'élèves associées sont définitivement supprimées sous 7 jours, sauf les enregistrements que la loi nous oblige à conserver (les enregistrements de paiement, 7 ans, voir la section 6).
Retirer le consentement de localisation de la pointeuse (personnel) : ouvrez la Pointeuse et choisissez Retirer mon consentement de localisation ; vous pouvez aussi désactiver l'accès à la position pour ce site dans les réglages de votre navigateur ou de votre appareil. Demandez à votre école comment enregistrer votre temps sans elle. Le pointage d'arrivée sur un lieu de travail exige la position : sans elle, vous ne pouvez pas y pointer votre arrivée ; le pointage de départ ne l'exige jamais.
Vous opposer au traitement ou le restreindre en nous contactant à l'adresse ci-dessous.

Les résidents australiens peuvent adresser leurs plaintes à l'Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) à oaic.gov.au. Vous pouvez également saisir l'autorité de protection des données de votre propre pays (par exemple, au Ghana, la Data Protection Commission).

8. Données des enfants et protection de l'enfance

Les écoles utilisent le Service pour traiter les données personnelles d'enfants (les élèves). Dans certains cas, cela inclut des données de catégories particulières, comme des notes de santé et, si vous utilisez les rapports statutaires, des informations sur le handicap. Nous traitons les données des enfants avec un soin particulier :

Les enfants n'ont pas de compte. Si l'école utilise les quiz en ligne, un élève saisit ses réponses sur une page publique avec le code du quiz et un code PIN personnel, et ces réponses sont conservées comme données de l'école ; si l'école active la consultation des résultats, un élève saisit le code de l'école, son matricule et sa date de naissance pour consulter ses propres bulletins. Les bulletins et autres communications sont envoyés par e-mail uniquement à l'adresse e-mail du parent ou du tuteur fournie par l'école.
Nous n'utilisons jamais les données des enfants à des fins de publicité, de marketing ou de profilage, et jamais pour entraîner des modèles d'IA.
Les mêmes mesures de sécurité, contrôles d'accès et minimisation des données s'appliquent aux données des enfants qu'à toutes les autres, et elles sont supprimées lorsque le compte de l'école est supprimé.
En tant que responsable du traitement, l'école doit disposer d'une base légale et, lorsque la loi locale l'exige, du consentement parental ou du tuteur, et informer les parents et tuteurs (via sa propre notice de confidentialité) de ce traitement, y compris du transfert international et des sous-traitants décrits aux sections 4 et 10.
Lorsqu'une école génère un rapport de recensement statutaire (par exemple un rapport EMIS du Ghana ou un rapport SIGE francophone), l'école communique ces données à son ministère de l'éducation au titre de sa propre obligation légale. iEasySR produit le document sur instruction de l'école et n'est pas responsable de cette communication ultérieure.

9. Notification de violation de données

En cas de violation de données susceptible de causer un préjudice grave, nous notifierons les utilisateurs concernés et, le cas échéant, l'Office of the Australian Information Commissioner dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation. Nous fournirons les détails de la violation et les mesures prises pour l'atténuer.

10. Transferts internationaux de données

iEasySR opère au-delà des frontières : des données personnelles (y compris celles d'enfants) sont donc transférées à l'international. Ce flux est important, en particulier pour les écoles dont les données des élèves proviennent de pays différents de ceux où elles sont stockées :

Origine : les données sont saisies par votre école dans le pays où vous opérez (pour beaucoup de nos écoles, le Ghana et d'autres pays d'Afrique, et dans le monde entier).
Stockage principal : elles sont stockées au Royaume-Uni (Neon, région de Londres), une juridiction reconnue pour ses normes élevées de protection des données.
Sous-traitance : certains sous-traitants opèrent depuis les États-Unis (Vercel Blob, Resend, Stripe, OpenAI, Anthropic, ainsi que Google pour la connexion facultative et le contrôle anti-spam de nos formulaires publics) et ne traitent que les données limitées décrites à la section 4.
Supervision du responsable : iEasySR est établie en Australie.

Nous protégeons ces transferts par des garanties appropriées : des clauses contractuelles de protection des données avec chaque sous-traitant (dont les Clauses contractuelles types ou l'accord et l'addendum britanniques de transfert international lorsque cela s'applique, ainsi que les cadres de conformité propres aux prestataires comme le cadre de protection des données UE-États-Unis), le chiffrement en transit (TLS) et au repos, et la minimisation des données afin que chaque prestataire ne reçoive que le nécessaire.

Lorsque votre école relève de la loi ghanéenne sur la protection des données de 2012 ou d'un régime comparable ailleurs, ce traitement transfrontalier est effectué selon vos instructions documentées en tant que responsable du traitement et sous les garanties décrites ici. Vous restez responsable de toute déclaration, notice ou consentement exigé par votre loi locale avant que les données d'élèves ne quittent votre pays. Si vous avez besoin d'un accord de traitement des données signé, ou des détails de nos sous-traitants actuels et de leurs localisations pour vos propres registres de conformité, contactez-nous à l'adresse ci-dessous.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre. Les changements importants seront communiqués via le tableau de bord ou par e-mail au moins 14 jours avant leur entrée en vigueur. La date de « Dernière mise à jour » en haut reflète la révision la plus récente.

12. Contact

Questions de confidentialité, demandes relatives aux données ou plaintes : support@ieasysr.com.