Accord de traitement des données

Dernière mise à jour : 5 octobre 2026.

Le présent Accord de traitement des données (« Accord ») fait partie des Conditions d'utilisation conclues entre iEasySR Pty Ltd, société immatriculée en Australie (« iEasySR », « nous »), et l'école ou le titulaire du compte (« vous »). Il s'applique lorsque vous utilisez iEasySR pour traiter des données personnelles dont vous êtes le responsable du traitement (données d'école et d'élèves). En cas de contradiction, le présent Accord prévaut pour le traitement de ces données. Il complète notre Politique de confidentialité.

1. Définitions

Les termes « responsable du traitement », « sous-traitant », « données personnelles », « traitement », « personne concernée », « sous-traitant ultérieur » et « données de catégories particulières » ont le sens que leur donne la législation applicable en matière de protection des données, y compris la loi ghanéenne sur la protection des données de 2012 (Act 843), le RGPD (UE et Royaume-Uni) et l'Australian Privacy Act, selon ce qui s'applique à vous.

2. Rôles

Vous êtes le responsable du traitement des données d'école et d'élèves. iEasySR est le sous-traitant qui traite ces données pour votre compte. Chaque partie respecte les obligations qui lui incombent en vertu de la législation applicable.

3. Portée et instructions

iEasySR traite les données personnelles uniquement pour fournir le Service et selon vos instructions documentées, que constituent le présent Accord, les Conditions et votre utilisation des fonctionnalités. Si iEasySR estime qu'une instruction enfreint la loi applicable, elle vous en informe.

4. Détails du traitement

Objet, durée, nature, finalités, catégories de personnes concernées et de données : voir l'Annexe A.

5. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité et n'y accèdent que selon le principe du moindre privilège.

6. Sécurité

iEasySR met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (Annexe B), conçues pour satisfaire à la section 28 de la loi ghanéenne (Act 843) et à des normes comparables, afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés.

7. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'Annexe C. iEasySR leur impose des obligations de protection des données équivalentes et demeure responsable de leurs prestations. Nous vous informons de tout changement de sous-traitant au moins 14 jours à l'avance ; vous pouvez vous y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données, et à défaut de résolution, résilier le service concerné.

8. Transferts internationaux

iEasySR peut transférer et stocker les données au-delà des frontières (voir l'Annexe A) sous des garanties appropriées : Clauses contractuelles types ou accord/addendum britanniques de transfert international lorsque cela s'applique, cadres de conformité des prestataires, chiffrement et minimisation des données. Cela est décrit plus en détail dans la Politique de confidentialité (section 10).

Certaines juridictions (par exemple plusieurs pays d'Afrique de l'Ouest francophone) imposent au responsable du traitement d'obtenir une autorisation préalable de l'autorité nationale, ou de lui faire une déclaration, avant que des données personnelles ne quittent le pays. En tant que responsable, vous êtes chargé d'obtenir cette autorisation ; nous fournissons nos informations et le présent Accord à l'appui de votre demande. Voir notre dossier Afrique de l'Ouest francophone et le dossier DPC Ghana.

9. Assistance

Dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement, iEasySR vous aide à respecter vos obligations : réponse aux demandes des personnes concernées (grâce aux outils en libre-service : consultation, correction, export et suppression), analyses d'impact et consultations, ainsi que par son support.

10. Droits des personnes concernées

Le Service fournit des outils permettant de consulter, corriger, exporter et supprimer les données, afin que vous puissiez répondre aux demandes des personnes concernées.

11. Violation de données personnelles

iEasySR vous notifie sans retard injustifié après avoir eu connaissance d'une violation de données personnelles, avec les informations dont elle dispose, afin de vous aider à respecter vos propres obligations de notification.

12. Suppression ou restitution

À la fin du Service, iEasySR supprime ou vous restitue les données personnelles dans le délai indiqué dans la Politique de confidentialité (7 jours), sauf lorsque la loi impose leur conservation.

13. Audit et informations

iEasySR met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent Accord et permet des audits raisonnables (sur préavis raisonnable, dans le respect de la confidentialité, au plus une fois par an ou à la suite d'une violation) ou y contribue.

14. Responsabilité et hiérarchie

La responsabilité au titre du présent Accord est soumise aux limitations des Conditions. Pour le traitement des données dont vous êtes responsable, le présent Accord prévaut sur toute disposition contraire des Conditions.

15. Durée

Le présent Accord s'applique pendant toute la durée où iEasySR traite les données personnelles pour votre compte.

Annexe A : Détails du traitement

Objet : la fourniture du Service iEasySR.
Durée : la durée de votre compte.
Nature et finalités : administration scolaire, inscriptions, notation, génération des bulletins, présences, facturation des frais, et les modules optionnels que vous activez.
Personnes concernées : élèves (enfants), parents et tuteurs, personnel, et, si vous utilisez la sécurité des sorties, les adultes qu'un parent autorise à venir chercher un enfant.
Catégories de données : identité (noms, dates de naissance, sexe, photos), contact (e-mails et téléphones des tuteurs), scolarité (notes, présences, bulletins), références de paiement ; données de catégories particulières (notes de santé des élèves, informations sur le handicap pour les rapports statutaires) ; données RH du personnel si vous utilisez le module Personnel, y compris, si l'école définit des lieux de travail, la position de l'appareil, sa précision et la distance au lieu de travail à chaque pointage d'arrivée (et au pointage de départ une fois l'accord donné), recueillies seulement après le consentement du membre du personnel sur son appareil ; si vous utilisez les quiz en ligne, les réponses qu'un élève saisit sur la page publique du quiz ; si vous activez la consultation des résultats, le code de l'école, le matricule et la date de naissance qu'un élève saisit ; et, si vous utilisez la sécurité des sorties, le nom, le lien de parenté, le numéro de téléphone, le type et le numéro de pièce d'identité et l'immatriculation du véhicule des collecteurs autorisés, toute note ajoutée par le parent, ainsi que, pour chaque sortie, le résultat, l'heure, le membre du personnel qui l'a traitée, la pièce qu'il a déclaré avoir contrôlée, le fait que le numéro vu diffère ou non de la fiche, et tout motif ou note qu'il a rédigé. Les traces de sortie sont conservées quel que soit le résultat, y compris les refus et les arrêts demandés par un parent, tant que le compte de l'école est actif.
Lieux : stockage principal au Royaume-Uni (Neon, région de Londres) ; certaines sous-traitances aux États-Unis (Annexe C) ; le responsable du traitement (votre école) est établi dans son propre pays, et iEasySR, le sous-traitant, est établi en Australie.

Annexe B : Mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement en transit (TLS) et au repos.
Mots de passe stockés sous forme de hachages bcrypt ; authentification multifacteur disponible et activée par défaut.
Accès interne selon le moindre privilège ; isolement des données par compte (cloisonnement par locataire).
Autorisation côté serveur sur chaque route ; journaux d'activité ; limitation de débit.
Scans RH du personnel et pages du carnet de santé des élèves dans un espace privé, servis uniquement à un utilisateur connecté autorisé à voir le dossier (les fichiers téléversés avant le 5 octobre 2026 restent publics jusqu'à leur transfert) ; autres fichiers dans des dossiers par compte, à des adresses longues et impossibles à deviner, non protégés par une connexion.
Sauvegardes assurées par le fournisseur de base de données géré ; processus de réponse aux violations ; limites de conservation.
Les écrans de saisie hors ligne mettent en cache des données dans le stockage local du navigateur sur l'appareil. Les données mises en cache sont effacées à la déconnexion ; une modification mise en file d'attente hors ligne et non encore synchronisée est conservée, rattachée au compte qui l'a faite, et effacée dès sa synchronisation.

Annexe C : Sous-traitants ultérieurs

Vercel (États-Unis / mondial) : hébergement et exécution de l'application.
Neon (Royaume-Uni, Londres) : base de données PostgreSQL, stockage principal.
Vercel Blob : stockage des fichiers. Espace privé (Royaume-Uni, Londres) : scans des documents RH du personnel et pages du carnet de santé des élèves, servis uniquement à un utilisateur connecté autorisé à voir le dossier. Espace public (États-Unis) : photos de profil et d'élèves, logos et signatures d'école, photos d'identité des admissions, images des quiz et documents des partenaires, à des adresses impossibles à deviner et non derrière une connexion.
Resend (États-Unis) : envoi des e-mails transactionnels.
Stripe (États-Unis / mondial) : traitement des paiements.
OpenAI (États-Unis) : assistant IA et rédaction assistée optionnels. Lorsqu'un enseignant demande à l'IA de rédiger les appréciations d'un bulletin : la classe et la session de l'élève, ses notes et mentions, son rang, ses présences et sa note de conduite, ainsi que le pronom à employer, sans son nom (remplacé par un marqueur).
Anthropic (États-Unis) : assistant IA et rédaction assistée optionnels, avec les mêmes données que ci-dessus selon le fournisseur configuré.
Google (États-Unis) : connexion OAuth facultative, et le contrôle anti-spam reCAPTCHA sur les formulaires publics.

Si votre école connecte son propre compte Paystack ou SMS, les données que vous envoyez par ce biais vont à ce prestataire, dans le cadre de votre propre contrat.

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