Des frais dignes de confiance : l'intégrité de l'argent, par conception

Quand l'argent change de mains dans une école, le vrai rôle du logiciel, c'est la confiance : chaque unité comptabilisée, chaque reçu retrouvable, et aucun paiement jamais enregistré deux fois. iEasySR l'intègre, pour que les comptes restent honnêtes sans que personne ne monte la garde.

Des reçus qui ne se répètent ni ne sautent

Enregistrez un paiement sur une facture émise (espèces, banque, MoMo ou chèque) et un numéro de reçu est attribué automatiquement pour cette école, par exemple GLO-RCT-0001, avec un PDF de reçu généré aussitôt. Les numéros proviennent d'une séquence unique tenue par le serveur pour chaque école, attribués dans l'ordre : ils sont toujours séquentiels et jamais en double, même quand plusieurs caissiers encaissent en même temps, et même quand les paiements ont été pris hors ligne et synchronisés plus tard. Une série de reçus sans trou est exactement ce qu'un auditeur veut voir.

En ligne et mobile money se rapprochent seuls

Quand un parent paie en ligne via le portail, par carte ou mobile money, le paiement, le reçu et l'écriture au grand livre s'enregistrent tous seuls sur la bonne facture. Rien n'est ressaisi, et un rappel de webhook répété ne peut pas le comptabiliser deux fois. Chaque école connecte son propre compte Paystack : l'argent arrive directement sur votre banque, et dès que votre compte est actif pour votre pays, le mobile money (MTN MoMo, Telecel ou Vodafone Cash, M-Pesa et d'autres) ne demande aucune inscription séparée.

Une file pour les cas délicats

Certains paiements arrivent sans référence claire d'élève : un virement mobile money où l'expéditeur n'a rien saisi d'utile. C'est le rôle de la file de rapprochement (Frais puis Rapprochement, propriétaires et économes). Enregistrez le montant, le moyen, l'expéditeur et la date pour que la somme soit comptabilisée immédiatement, puis Affectez-la à un élève par nom ou matricule : chaque résultat affiche la classe, la session et le solde actuel, pour choisir le bon. L'affectation l'enregistre sur sa facture actuelle exactement comme un paiement normal, avec un numéro de reçu et une écriture. Si ce n'est pas un frais du tout, Rejetez-la avec une raison : elle passe dans une liste traitée plutôt que de disparaître.

Aucun double enregistrement

Chacun de ces chemins est idempotent. Les paiements hors ligne portent une clé à usage unique, les paiements en ligne sont protégés contre un webhook répété, et chaque entrée de la file de rapprochement porte sa propre clé unique : une référence mobile money vide ou partagée ne peut jamais être enregistrée deux fois, et une entrée déjà affectée ne peut pas l'être à nouveau. Que la pression vienne d'une ligne instable ou d'un portail chargé, un paiement arrive une seule fois.

Des corrections qui laissent une trace

Les erreurs arrivent, et le bon correctif n'est jamais une suppression discrète. Pour contre-passer un paiement pris par erreur, annulez-le : l'écriture et son numéro de reçu subsistent pour la piste d'audit, toute écriture au grand livre est contre-passée, et les totaux de la facture se recalculent. Pour effacer un solde réellement irrécouvrable, abandonnez-le : il cesse d'apparaître comme impayé et ne se reporte pas en arriérés, et comme les frais impayés n'ont jamais été comptabilisés en produit, c'est en trésorerie, sans écriture. Chaque abandon est estampillé de son auteur, de la date et d'un motif facultatif, et figure dans le rapport Registre des abandons. Les deux sont réversibles.

La confiance par défaut

Rien de tout cela n'exige un surcroît de vigilance de vos caissiers. La séquence se numérote seule, les canaux en ligne se rapprochent seuls, la file rattrape les égarés, et chaque correction signe de son nom. C'est la différence entre un système de frais qu'il faut revoir deux fois et un système auquel on peut simplement se fier.